09 Bijlagen - Bestuur & organisatie

De commissie Onderwijs en Onderzoek is in 2022 zes keer (online) bij elkaar geweest, waaronder één korte extra bijeenkomst. Een vast agendapunt was ontwikkelingen in aanbod van opleidingen & accreditatieresultaten en daarnaast werden de mededelingen van de bestuurscommissies onderwijs en onderzoek en de nieuwsflits PO OOS altijd gedeeld ter informatie.

De eerste commissie vergadering van dit kalenderjaar stond in het teken van de zelfevaluatie. Er werd gesproken over de taakinvulling en uitoefening, de inhoud en de commissie als team zelf. De sfeer van de vergaderingen is altijd goed en er wordt constructief met vrolijkheid vergaderd. Het zijn goede inhoudelijke vergaderingen waar alles gezegd kan en mag worden.

In de overige commissie vergaderingen stonden er een aantal thema’s centraal op de agenda, waarbij collega’s van de Hanzehogeschool werden uitgenodigd. Zo is er uitgebreid gesproken over het Hanze onderwijsconcept (werktitel)/Hanze leerconcept, waarbij uitvoerig is gesproken over het proces, de stand van zaken en het vervolg. Andere onderwerpen die besproken werden zijn studentenzaken, professional doctorate (PD), kennisveiligheid, HanzePro en Instellingstoets kwaliteitszorg (ITK).

Naast de commissie vergaderingen zijn er dit kalenderjaar twee werkbezoeken georganiseerd, gericht op het onderwijs en onderzoek in de hogeschool. De inhoudelijke toelichting is opgenomen in het verslag van de Raad van Toezicht. 

De verslaglegging van de commissie Onderwijs en Onderzoek met bijbehorende stukken en presentaties wordt gedeeld met de voltallige Raad van Toezicht.

De wijze waarop de Raad van Toezicht en specifiek de commissie O&O heeft stilgestaan bij de voortgang van de kwaliteitsafspraken is beschreven in het hoofdstuk Kwaliteitsafspraken van het jaarverslag.

In de commissie Onderwijs en Onderzoek zijn twee leden van de Raad van Toezicht vertegenwoordigd: mevrouw J.M. Imhof (voorzitter) en mevrouw S.G.L. Schruijer.

Het jaar 2022 stond in het teken van de nazorg van de covid pandemie en de oorlog in de Oekraine. Dit had zijn weerslag op onze agenda. We hebben veel gesproken over de fitheid van de Hanze medewerkers en studenten, hoe dit te monitoren en hierop bij te sturen. De oorlog in de Oekraine heeft naast de directe consequenties voor de studenten uit die regio’s en op samenwerkingsverbanden met instellingen in Rusland, indirecte consequenties op het gebied van inflatie, energieprijzen en inkoopcontracten en herbevestigt de noodzaak van goede ICT security.

 Centraal in veel vergaderingen van onze commissie staat de reguliere Planning en Control-cyclus, bestaande uit de begroting, de studiejaarrekening en de kalenderjaarrekening, de periodieke managementrapportages, de accountscontrole en managementletter van onze externe accountant KPMG. De rapportages van de externe accountant geven aan dat de Hanze haar controlebouwwerk goed op orde heeft. De meeste bevindingen uit de management letter van de accountant zijn terug te voeren op tekortkomingen in de IT-systemen voor de bedrijfsvoering. In 2021 is begonnen met de vervanging van oude IT systemen door een nieuw AFAS-systeem. Deze implementatie liep nog door in 2022 en het zogenaamde ‘Purchase-to-Pay’ deel zal naar verwachting in 2023 worden afgerond. We hebben dit jaar positieve resultaten van dit nieuwe systeem gezien en verwachten dat de meeste bevindingen in de managementletter van de accountant einde van dit jaar definitief zijn opgelost.

In het afgelopen jaar is het omvangrijke nieuwbouwproject ZP7 op de campus aan het Zernikeplein afgerond. Dit project is geïnitieerd in 2015 met een budget van bijna 80 miljoen Euro. Als auditcommissie hebben we dit project van nabij gevolgd, waarbij dit project gedurende deze periode altijd voorspoedig is verlopen en op tijd en binnen budget is afgerond: een groot compliment voor alle betrokkenen. 

Verder hebben we dit jaar veel aandacht gegeven aan cybersecurity, informatiebeveiliging en privacy. De Hanze heeft haar ambities met betrekking tot Privacy en Security verhoogd met als doel om deze naar het ambitieuze SURF volwassenheidsniveau 3 te brengen. Onze accountant heeft aangegeven dat de Hanze goed op weg is naar dit volwassenheidsniveau. Als auditcommissie volgen we de voortgang aandachtig. Daarnaast hebben we de evaluatie van een cybercrime oefening met externe ondersteuning en het jaarlijkse Privacy en Security jaarverslag besproken.

Dit jaar hebben we in onze commissie extra aandacht besteed aan de diverse managementrapportages en het bijbehorende organisatorische verbetermechanisme. Binnen de Hanze wordt dit de PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyclus genoemd. Daarbij is de kernvraag hoe de voortgang op de strategische ambities van de organisatie inclusief de fitheid van de organisatie zich ontwikkelt en in hoeverre hierop tijdig en adequaat kan worden bijgestuurd. Daarbij kijken we bijvoorbeeld naar de kwaliteit van onze opleidingen, slagingspercentages van studenten, ziekteverzuim en financiële resultaten. De ambitie van de Hanze om meer te gaan sturen op resultaten in plaats van op acties en plannen wordt door ons ondersteund.

Ook hebben we dit jaar ruime aandacht besteed aan de meerjarenbegroting en hebben we de uitgangspunten van het financieel beleid van de Hanze besproken. Dit geeft vertrouwen dat de Hanze robuust kan reageren op veranderende omstandigheden zoals een verwachte krimp van het aantal studenten.

De auditcommissie heeft in 2022 vijf keer vergaderd. De commissie bestond in 2022 uit drie leden van de Raad van Toezicht: de heer J.J. Fennema (voorzitter), de heer M.L. EL Hamdaoui en de heer R.B. Reekers.

In 2022 heeft de remuneratiecommissie een tweetal functioneringsgesprekken gevoerd met de leden van het College van Bestuur (CvB).  Daarbij is ook de inhoud en inrichting van de HR-cyclus met de bestuurders geëvalueerd. Dit heeft geresulteerd in aanscherping van het evaluatiekader en aanpassing van jaarplanning. Deze aanpassing had tot doel om de aansluiting tussen de HR-cyclus en de Planning en Control cyclus van de Hanzehogeschool te optimaliseren. Ook heeft de remuneratiecommissie samen met de leden van het CvB uitgebreid gereflecteerd op de voortgang van het jaarplan en de ambities voor 2030 en de betekenis daarvan voor de ontwikkeling van de organisatie.

Ook heeft de remuneratiecommissie een jaargesprek gevoerd met het dagelijks bestuur van de HMR.

De beloning van de leden van het CvB is conform het RvT besluit (2019) vastgesteld. Deze voldoet, evenals in de voorgaande jaren, aan de Wet normering Topinkomens. De beloning, declaraties en nevenfuncties van de bestuurders worden volledig opgenomen in het jaarverslag en worden tevens vermeld op de website. Mutaties in de nevenfuncties, zoals de benoeming van mevrouw Annemarie Hannink als voorzitter van de raad van toezicht van NNCZ, worden aan de Remuneratiecommissie voorgelegd en getoetst aan de daarvoor geldende codes. Op deze laatste benoeming heeft de Remuneratiecommissie in januari 2022 positief geadviseerd en de benoeming is door de RvT goedgekeurd. 

In het najaar hebben twee leden van de raad van toezicht aangegeven niet beschikbaar te zijn voor herbenoeming per 1 januari 2023. Dit in verband met een hoofdfunctie buiten de regio in combinatie met andere persoonlijke en professionele plichten. Hierop heeft de remuneratiecommissie, in goed overleg met het CvB en de volledige raad, de profielen voor toekomstige RvT leden geactualiseerd. De wervingsprocedure voor een tweetal nieuwe RvT leden is ten tijde van deze verslaglegging volop gaande.

Tot slot kijkt de remuneratiecommissie met veel plezier terug op de samenwerking met de leden van het CvB en spreekt waardering uit voor de inzet en de resultaten van het CvB.

De remuneratiecommissie bestond in 2022 uit twee leden uit de Raad van Toezicht: mevrouw D. Boonstra en de heer Y. Tewelde (voorzitter Remuneratiecommissie).